Prosedur untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Menerapkan ISO 9001 Berarti Membuat Banyak Prosedur Kerja ?

Saat organisasi menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001, bagi banyak pihak, berarti harus membuat banyak prosedur kerja. Anggapan ini tidak dapat dikatakan keliru. Mengapa?

Pertama, dalam dunia ilmu manajemen, ada konsep yg cukup diakui bernama pendekatan kontijensi, artinya tidak ada satupun pendekatan tunggal untuk segala macam situasi manajemen. Boleh jadi, memang untuk organisasi2 tertentu perlu banyak membuat prosedur kerja & itu lebih efektif.

Kedua, dan mungkin ini yg banyak terjadi, saat audit sertifikasi ISO 9001, kita bisa temukan auditor lembaga sertifikasi meminta prosedur kerja. Permintaan auditor ini ditafsirkan sebagai sebuah kewajiban. Lalu, sebetulnya apa saja prosedur kerja yg perlu dibuat untuk menerapkan ISO 9001:2015?

Istilah Baru Dalam ISO 9001:2015 : Informasi Terdokumentasi

Standar ISO 9001:2015 memang agak unik dari sisi persoalan perproseduran ini.

Pertama, berbeda dengan versi sebelumnya, ia tidak lagi menggunakan istilah dokumen & rekaman tetapi informasi terdokumentasi. ISO TC 176, komite kerja ISO yg membidangi standar ini, menyebut salah satu alasan perubahan istilah itu untuk menekankan soal fleksibilitas dokumentasi & menekankan kembali bahwa SMM ISO 9001 bukan sistem untuk mendokumentasikan.

Kedua, standar ini sama sekali tidak mewajibkan satupun prosedur yg harus dibuat oleh organisasi. Bahkan, jika kita menggunakan terminologi dokumen, standar ini hanya mewajibkan tiga dokumen, yaitu ruang lingkup penerapan ISO 9001, kebijakan mutu & sasaran mutu. Padahal di versi 2008, ISO 9001 masih mewajibkan adanya Manual Mutu & 6 Prosedur wajib (pengendalian dokumen, rekaman, produk tidak sesuai, audit internal, tindakan perbaikan, & tindakan pencegahan) selain kebijakan & sasaran mutu.

Dari karakteristik di atas, artinya, organisasi yg menerapkan ISO 9001:2015 punya keleluasaan apakah ingin membuat prosedur untuk semua proses, sebagian proses, atau sama sekali tidak membuat prosedur. Lalu, mana yg harus dipilih?

Perbedaan Prosedur dan Proses

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya kita pahami dulu apa beda prosedur dan proses. Jika kita lihat standar ISO 9000:2015, dapat kita sebut proses itu berhubungan dengan kegiatan merubah suatu input menjadi suatu output sedangkan prosedur itu berhubungan dengan metode dalam menjalankan kegiatan tersebut seperti urutannya, caranya, dll.

Membuat prosedur artinya organisasi menstandarisasikan metode dalam menjalankan kegiatan merubah input menjadi output. Ini berarti setiap organisasi pasti memiliki proses tapi belum tentu memiliki prosedur.

Untuk lebih jelasnya, kita ambil contoh proses penerimaan order. Semua organisasi pasti menjalankan proses ini, menerima permintaan lalu mengubahnya menjadi persetujuan terhadap order, dalam bentuk kontrak atau dokumen penjualan lain. Tapi, tidak setiap organisasi menstandarisasikan ya. Misalnya, setiap penerimaan order harus melalui kajian kemampuan dll sebelum disetujui. Tanpa standarisasi atau prosedur tersebut, berarti personel organisasi boleh dengan cara apapun merubah permintaan order menjadi persetujuan order.

Jadi Sebaiknya Perlu Membuat Prosedur atau Tidak ?

Kembali ke pertanyaan awal, lalu sebaiknya apa yg organisasi harus pilih terkait perproseduran ini? Tidak ada jawaban yg pasti. Semua dikembalikan ke konteks masing2 organisasi.

Untuk menentukan pilihan itu, ISO 9001:2015 membimbing organisasi seperti ini.

Pertama, organisasi perlu menetapkan input & output suatu proses.

Kedua, menetapkan kriteria efektifitas dari proses tersebut.

Organisasi bisa menentukan apakah perlu membuat prosedur atau tidak dengan mempelajari apakah proses akan lebih efektif atau tidak dengan prosedur. Jika lebih efektif, membuat prosedur adalah pilihan bijak. Jika sama saja antara ada prosedur dan tidak ada prosedur, organisasi perlu mengkaji bagaimana alih pengetahuan dan integritas dari para personelnya. Jika cukup baik, membuat prosedur hanya menambahi beban kerja saja.

Terimakasih,

Multiple Training & Consulting